По статистике, в средней стоматологической клинике 15–25% приёмов не состоятся: пациент не приходит, опаздывает или отменяет в последний момент.

Смысл этой цифры прост: если у вас 10 приёмов в день, два из них проходят впустую. За месяц это 40–50 потерянных приёмов. За год — целый месячный оборот.

И эти деньги нигде не видны, потому что «того, чего не было», учесть нельзя.

Почему бумажный журнал не работает

Два пациента записываются на одно время. Два администратора, один журнал, телефон звонит — и на 15:00 записаны двое. Приходят оба. Кто-то ждёт, кто-то раздражается.

Свободное время врача не видно. «У доктора Алиева завтра есть окно?» — администратор листает журнал, считает, прикидывает. И так при каждом звонке.

Напоминаний нет или их делают вручную. В некоторых клиниках администратор вечером обзванивает завтрашних пациентов. Это час работы каждый день. В большинстве клиник не напоминают вообще.

Отменённое время остаётся пустым. Пациент отменил — слот просто пропадает. Кому его предложить, неизвестно, потому что «листа ожидания» не существует.

Нет статистики неявок. Какие пациенты систематически не приходят? В какие дни и часы неявок больше? Без этих данных проблему невозможно даже начать решать.

Решение: расписание как живая система

В Dental ERP расписание приёмов — не копия бумажного журнала.

Расписание в виде сетки. Визуальная сетка по врачам и временным интервалам: кто занят, кто свободен, какое время открыто — видно с одного взгляда. Администратору не нужно ничего высчитывать.

Наложение физически невозможно. Система не позволит записать второго пациента к тому же врачу на то же время. Это правило встроено в программу и не зависит от внимательности администратора.

Учитывается график работы клиники. Часы работы, выходные, индивидуальный график каждого врача заносятся в систему. На нерабочее время запись не проходит.

У приёма есть статус. Запланирован → подтверждён → пациент пришёл → в процессе → завершён. Либо: отменён, неявка. Каждый приём находится в конкретном состоянии, «неопределённых» нет.

Три простых представления. Сегодняшние приёмы, прошедшие и предстоящие — в отдельных разделах. Утром администратор получает список «кто сегодня» в один клик.

Автоматические напоминания. SMS-напоминание отправляется системой автоматически. Администратору не нужно обзванивать пациентов по вечерам. Это самый дешёвый и самый действенный способ снизить процент неявок.

Следующий визит назначается сразу. Завершая лечение, врач отмечает «записать на следующий приём», и время резервируется тут же. Следующий визит оформляется до того, как пациент вышел за дверь.

Важный момент: связь с историей пациента

Запись на приём связана с карточкой пациента. То есть во время звонка администратор видит и задолженность пациента, и его последний визит, и запланированное лечение. Один звонок начинает решать сразу несколько задач.

Результат

Процент неявок благодаря напоминаниям обычно снижается вдвое. Это не дополнительная реклама и не дополнительный сотрудник — это просто доведение до кресла уже записанных пациентов. И именно это — самый дешёвый способ увеличить доход клиники.