Проверка склада в стоматологической клинике обычно выглядит так: кто-то открывает шкаф, смотрит на коробки и говорит «вроде хватает». А заказ размещают в тот день, когда материал реально закончился — то есть когда уже поздно.

Эта ситуация повторяется каждый месяц и каждый раз приводит к одному и тому же.

Что теряется без складского учёта

Лечение останавливается. Пациент в кресле, врач обнаруживает, что нужного размера штифта или нужного оттенка композита нет. Пациента приглашают повторно. Это потерянное время, потерянное доверие, а иногда — потерянный пациент.

Срочная закупка обходится дороже. Когда материал закончился, его нужно купить «прямо сейчас». Почти всегда это дороже оптовой цены. За год разница превращается в заметную сумму.

Просроченные материалы. Бывает и обратное: закупили лишнего, материал пролежал и вышел из срока годности. Это прямой убыток.

Расход ни с чем не связан. Клиника не знает: сколько материала уходит на одну пломбу? Во сколько обходятся материалы при установке импланта? Без этих данных корректно назначить цену услуги невозможно — цена ставится по ощущению.

Никто не знает, кто что взял. Материалы лежат в открытом шкафу, расход не фиксируется. Пропажи не замечаются, потому что для этого нужна запись.

Решение: расход материала фиксируется одновременно с лечением

В Dental ERP склад — не отдельная таблица, которую надо вести. Он часть лечебного процесса.

У каждого товара своя карточка. Наименование, категория, единица измерения, закупочная цена, цена продажи, склад хранения — всё в одном месте. Категории и шаблоны идут в готовом виде, так что заполнять систему с нуля не нужно.

Материал списывается автоматически во время лечения. Врач, оформляя приём, отмечает использованные материалы — и остаток на складе уменьшается сразу же. Отдельной операции «списания» не существует. Это ключевой момент: учёт неотделим от реальной работы, поэтому он не устаревает.

Три типа движения. Приход (поступил новый материал), расход (использован) и корректировка (результат инвентаризации). Каждое движение записывается с указанием, кто и когда его выполнил. История склада восстанавливается полностью.

Остаток в реальном времени. В любой момент по каждому материалу виден точный остаток. Формулировка «вроде было» исчезает.

Несколько складов. Основной склад, запас в кабинете, склад филиала — ведутся отдельно, перемещения между ними фиксируются.

Предупреждение об исчерпании. Когда запас опускается до критического уровня, система это показывает — до того, как материал закончится, а не после.

Неожиданная польза: себестоимость услуги

После того как материалы привязаны к лечению, в клинике появляются новые данные: реальная материальная себестоимость каждой услуги.

Теперь на вопрос есть точный ответ: во сколько клинике обходится эта пломба? Сколько материалов съедает этот имплант? Какая услуга прибыльна, а какая даёт почти нулевую маржу?

Многие клиники, увидев этот расчёт впервые, удивляются — выясняется, что некоторые «дешёвые» услуги фактически работают в убыток.

Результат

Склад перестаёт быть коробками в шкафу и становится ресурсом, управляемым цифрами. Материал заказывается вовремя, срочных закупок становится меньше, потери видны, и — самое главное — известна реальная стоимость каждой услуги.